Hoe zorg ik ervoor dat mijn e-mail geen spam wordt?
We sturen tientallen e-mails per dag naar leads, klanten of andere e-mailcontacten. Bijna al deze e-mails worden eruit gefilterd voordat ze in de inbox van de ontvanger verschijnen. Helaas komt het vaak voor dat e-mails (ten onrechte) als spam worden gemarkeerd en de mailbox van de ontvanger niet bereiken. In deze blog willen we je vertellen hoe dit soort dingen gebeuren, wat de belangrijkste redenen zijn en wat je kunt doen om je kostbare e-mails te redden van spamfilters.
Help, mijn e-mails komen in de spam aan!
Wanneer u plotseling minder antwoorden krijgt op de e-mails die u verzendt, betekent dat niet dat uw contacten u meteen negeren. Het is mogelijk dat uw e-mail hun mailbox helemaal niet heeft bereikt. Herkenbaar? je bent niet alleen! Ongeveer 70% van alle 182 miljard e-mails die elke dag worden verzonden, zijn spam.
Zijn het spamfilter van uw e-mailontvanger? Een spamfilter is een programma dat op basis van een reeks criteria bepaalt of een e-mail spam is. Zo voorkomt uw eigen spamfilter dat u alleen relevant e-mailverkeer ontvangt en wordt u niet overspoeld met vervelende e-mails en advertenties.
Helaas zijn spamfilters nog steeds programma’s die de context van de tekst niet kunnen analyseren, waardoor e-mails soms ten onrechte uit de spammap worden verbannen. Bovendien betekent de groeiende focus op cyberbeveiliging dat veel bedrijven tegenwoordig met toenemende barrières worden geconfronteerd om succesvol e-mail te verzenden. Ook op het gebied van e-mailmarketing komt dit vaak doordat spamfilters het snel als spam identificeren op basis van de criteria van mail en nieuwsbrieven en deze er actief uit filteren.
Wat zijn de belangrijkste redenen waarom e-mail als spam wordt beschouwd?
Er zijn verschillende redenen waarom uw e-mails in de spammap terechtkomen. We bespreken de belangrijkste redenen hieronder en gaan er dieper op in.
• Het domeinnaamrecord is verkeerd ingesteld
• Gebruik van externe software
• rommelige e-maildatabase
• uw e-mailadres zelf
• Spamgevoelige inhoud in e-mail
Het domeinnaamrecord is verkeerd ingesteld
Vaak zijn de domeinnaamrecords niet goed ingesteld. De mailserver van de ontvanger (en dus uw prospect, klant, leverancier… u mailt ze) controleert automatisch de DNS-records van uw domeinnaam.
• SPF
• Deze records zorgen ervoor dat de nameserver valideert welke mailserver mail mag versturen onder de naam van de domeinnaam.
• verifiëren
• DKIM
• Authenticatie op sleutelniveau.
• DMAR
• Waarschuwing…zodat u kunt zien of een externe server namens u e-mail verzendt.
Gebruik van externe software
Ook wordt er vaak externe software gebruikt om namens je domeinnaam e-mails te versturen. Denk bijvoorbeeld aan een boekhoudpakket voor het versturen van verkoopfacturen of software voor het versturen van betalingsherinneringen. Daarom is het het beste om ervoor te zorgen dat deze extern software is geverifieerd om namens uw domein e-mail te kunnen verzenden. Dit kan door SPF-records goed in te stellen.
Rommelige e-maildatabase
Ook is het belangrijk om regelmatig de contactenlijst in je mailbox op te ruimen. Het is het beste om inactieve, onnodige en onbestelbare e-mailadressen te verwijderen. Als u merkt dat de e-mail de ontvanger na de eerste verzending niet bereikt, is het een goed idee om dit e-mailadres uit uw contactenlijst te verwijderen.
Uw e-mailadres zelf
Als uw e-mailadres vreemde tekens of een combinatie van cijfers en letters bevat, kan dit ervoor zorgen dat spamfilters zijn dan moet je actie ondernemen.
Zorg er dus voor dat je e-mailadres niet te veel rare tekens bevat.
Spamgevoelige inhoud in e-mail
Sommige spamfilters bestraffen ook e-mails op basis van de inhoud van de e-mail zelf. Als uw e-mail in de spammap terechtkomt, is het een goed idee om uw e-mailberichten te controleren op spamgevoelige tekens of woorden.
Een spamfilter analyseert de inhoud en het onderwerp van een e-mail, op zoek naar woorden die met spam te maken hebben. Overmatig gebruik van leestekens, spaties en hoofdletters wordt ook als verdacht beschouwd. Te veel afbeeldingen en bijlagen met lange bestandsnamen moeten ook worden vermeden.
Vermijd dus zeker de volgende elementen in je e-mail:
• Tekst in te opvallende kleuren schrijven
• Overmatig gebruik van uitroeptekens en spaties
• Overmatig gebruik van hoofdletters
• Spamgevoelige woorden zoals “gratis”, “uitverkoop”, “klik hier” of zelfs “dit is geen spam!”
• Veel afbeeldingen
• Linken van onbetrouwbare links in uw e-mail
Komen je mails nog regelmatig in de spam terecht? Contacteer ons, we kijken het graag na voor je.
